Özellikle iş hayatında e-posta kullanmanın avantajları çok fazladır. E-mail, içeriğe dâhil konunun karşıya iletilmesi ve kayıt altına alınması için yazılır. Ana tema “söz uçar, yazı kalır”
Konuyu kısaca özet geçmeye çalışacağım. Eklemek istediklerinizi yorum kısmına yazabilirsiniz.
1. E-Mail Kısaltmaları (To, CC, BCC) Ne Anlama Gelir?
To: Elektronik postayı alacak olan asıl muhatap kişidir.
CC: Bu alana ilgi tutacağınız kişiler eklenir. Açılımı “Carbon Copy”dir. Diğer alıcılar CC kısmındaki kişileri görebilir. Asıl muhatap kişi dışında;
- Farklı bir kişi,
- O şirketin tümüne ait mail grubu adresi,
- Veya sadece asıl muhatap kişinin çalıştığı ilgili departmana ait mail grubu adresi eklenir.
BCC: CC’den farkı, bu kısımdaki alıcılar diğer kişiler tarafından görülmez. Açılımı “Blend Carbon Copy”dir.
2. CC Kısmını Es Geçmeyin !
E-mail’i tek bir kişiye yazıyorsanız, CC kısmına, genelde “[email protected]” veya “[email protected]” şeklinde olan şirkete ait genel bir e-mail adresi eklemelisiniz. Böylece şirket geneli veya ilgili departmanda da mailiniz görülür ve kayıt altına alınmış olur. Böylece konu için farklı kişiler de şahit tutulmuş olur.
3. CC Kısmı Varsa Aynen Tutun !
Size gelen e-mail’de gönderen adresine ve CC kısmına dikkat etmelisiniz. Cevap yazarken CC kısmı aynen tutulmalıdır. Böylece uzun konuşmaları içeren e-mail dizisi bozulmamış olarak herkesin gözü önünde olmaya devam eder.
4. Konu Başlığınız Konuyu Anlatsın !
E-mail konu başlığı kısa, öz, açık ve net olmalıdır. Başlıkta kullanılan kelimeler anahtar kelime (keyword) niteliğinde olmalıdır. Bu şekilde e-mail görüşmeleri üzerinden çok uzun zaman geçse bile kolayca aranıp bulunabilir olur.
5. Eklere Dikkat Edin !
E-mail sunucuları ekleri farklı boyutlarda sınırlandırır. Belli bir MB değerinin üstüne çıkılamaz. Büyük dosyalar için WeTransfer, Google Drive veya diğer Cloud teknolojilerini kullanabilirsiniz. Bazı dosya transfer yöntemlerinin zaman sınırı olduğunu unutmayın. Kısa süre sonra dosyanız için hazırladığınız File Transfer linki pasif hale gelebilir.
Karşı tarafın e-mail’i akıllı telefonundan okuma olasılığını göz önünde bulundurun. Mümkünse Word, Excel gibi Office dosyalarını veya PDF şeklindeki belgeleri .zip’lemeden yani sıkıştırmadan e-mail’e ekleyip gönderin.
6. E-Mail Girişi ve Sonu Nasıl Olmalıdır?
- E-posta metnine başlarken “Merhaba,” veya İngilizce ise “Dear,” şeklinde giriş yapabilirsiniz.
- E-posta içeriğini “İyi çalışmalar.” veya İngilizce ise “Best Regards.” gibi bir ifadeyle bitirebilirsiniz.
- Yazdığınız E-posta metninin hemen altında ad, soyad, ünvan ve iletişim bilgilerini içeren bir imzanızın olması da oldukça önemlidir.
